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珠海市电力行业协会秘书处文件办理和文档管理制度
发布时间:2006-01-08

(2004年元月13日第一届第四次理事会审议通过)

第一条 根据《国家行政机关公文处理办法》和《珠海市电力行业协会章程》,特制订本制度。

第二条  制定并实施本制度的目的,是为了更好的加强行协的自身建设和规范运作,使协会文档管理和公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化

第三条  本制度适用于本会秘书处。行协各级领导、秘书处工作人员要依照本制度的规定,在各自的职责范围内尽职尽责,做好工作。

  第四条  行协秘书处收发文件的审批和办理,应当按照公文处理规范及规定的审批权限与分工的原则办理,实现规范、准确、保密的要求。

第五条  秘书处收发文件、上下往来信函及答复、政府部门和会员单位委托的相关服务工作由行协秘书及时登记建裆、归档。

第六条  行协收文,凡需办理的,由秘书处秘书编号,送秘书长签批,秘书按签批意见送会长、副会长及其他领导阅批,并按各级领导批示送各部门阅办。

第七条  涉及几个部门共同办理的文件,分文时应确定主办部门,由主办部门商有关部门会办。

第八条 各部门收到领导批示的文件,都要认真组织,尽快办理或传阅,以免延误。凡涉及其他部门的问题,主办部门应当主动与有关部门协商办理。

第九条 凡行协发出通知、信函需经秘书长签发,对向政府有关部门的工作报告和请示,由秘书长签注意见后送达会长签发。对政府部门授权和会员单位委托的重大工作,由秘书处提出初步工作意见后送会长(或副会长)阅批。

第十条 行协发文拟稿要符合国家的法律、法规和方针、政策,符合上级的有关要求和实际情况,符合行协的有关规定。观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。

第十一条  行协正式文件,由协会秘书统一编号,统一归档。

第十二条  行协收发文,应当根据《中华人民共和国档案法》有关规定,根据其相互联系及特征分类整理立卷,保证归档文件材料的齐全、完整,以便于保管和使用。
各部门应在每年年底将需要归档的文件和资料及时转交秘书,由秘书统一归档。

第十三条  没有归档或者保存价值的文件,秘书根据档案管理要求列出清单,经秘书长批准,由两人以上监消,保证不丢失不漏销。

第十四条  本制度由协会理事会负责解释。

第十五条  本制度自二○○四年二月十七日起开始实施。

 
 
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